امضای الکترونیکی چیست؟

همانطورکه می دانید، امروزه اکثر کسب و کارها فعالیت خود را به صورت مجازی و آنلاین مدیریت می کنند و همین موضوع باعث شده که امضای الکترونیکی به یک بخش مهم در کسب و کارها تبدیل شود؛ حال شاید برایتان سوال پیش آید که این امضا چیست و منظور از الکترونیکی بودن آن چه می باشد و چه مزایایی دارد؟ در ادامه همراه ما باشید تا به پاسخ تمام این سوالات برسید.

امضای الکترونیکی؛ امضایی مخصوص به شما

امضای الکترونیکی چیزی شبیه به اثر انگشت است؛ یعنی مخصوص به خودتان و بی همتا. پیش از آنکه بحثی از الکترونیکی شدن امضاها مطرح شود، افراد با یک خودکار یا قلم روی کاغذ امضای مخصوص به خود را می زدند که امکان جعل و کپی آن نیز وجود دارد. اما زمانی که صحبت از امضای الکترونیکی می شود شرایط فرق خواهد کرد، چراکه شما باید با استفاده از کد و رمزهای رایانه ای صورت بندی شده این امضا را بزنید.

در طراحی این نوع از امضا یکسری الگوریتم ریاضی دخیل هستند که در نهایت به داده های دیگر نیز متصل می شوند و تمامی این ویژگی ها کنار یکدیگر اصالت امضای شما را تشکیل می دهند و در حقیقت تایید کننده  نهایی هویت شما به عنوان ارسال کننده هستند.

اعتبار امضای الکترونیکی از نظر قانون

مطابق با ماده 7 قانون تجارت الکترونیکی، اگر یک سند یا مدرک نیاز به امضا داشته باشد، امضای الکترونیکی کافی خواهد بود. البته به این شرط که امضا واجد تمام شرایط قانونی باشد. همچنین مطابق ماده 14 قانون، سندی که حاوی این امضا است بین طرفین اعتبار خواهد داشت و می توان در مراجع قضایی و اداری به آن استناد کرد.

امضای الکترونیکی در چه مواردی کاربرد دارد؟

از آنجایی که امضای الکترونیکی منحصر به فرد هر شخص است و امکان جعل آن وجود ندارد، از آن در حوزه های مختلفی استفاده می کنند که این حوزه ها عبارتند از:

حوزه های مربوط به خدمات مالی: بانک ها و موسسات مالی از اصلی ترین حوزه هایی هستند که از امضای الکترونیکی استفاده می کنند، چراکه بهترین گزینه برای انجام عملیات بین مشتریان و موسسات است.

حوزه های مربوط به خدمات دولتی: امضای الکترونیکی به دلیل رسمیت و اعتباری که دارد، سبب می شود افراد بتوانند در حوزه های خدمات دولتی مدارک را با امنیت بالا و همچنین هزینه کم جا به جا کنند. کارهای مربوط به ثبت شرکت نیز با امضای الکترونیکی بهتر انجام می شود و سرعت کارها نیز افزایش پیدا خواهد کرد.

حوزه های مربوط به تولید و صنعت: بسیاری از کارخانه ها هستند که معتقدند می توانند طرح های تولیدی را با امضاهای دیجیتال اثربخش تر کنند، از همین رو شاهد استفاده از این مدل امضا در این دست از حوزه ها نیز خواهیم بود.

حوزه های مربوط به بهداشت و سلامت: حوزه سلامت و بهداشت از مهم ترین حوزه هایی است که شاهد استفاده از امضای دیجیتال در آن می باشیم. از این امضا برای تایید نسخه ها، تجویز دارو و … استفاده می شود و باید گفت یک روش سریع و ایمن است و به همین دلیل برای ثبت و انتقال مدارک و اسناد پزشکی نیز مورداستفاده قرار می گیرد.

مزایای استفاده از امضای الکترونیکی

به احتمال زیاد با توجه به اطلاعاتی که در اختیارتان قرار گرفت می توانید تا حدودی مزایای این امضا را حدس بزنید؛ اما برای آنکه بتوانید با تمام این مزایا آشنا شوید در ادامه همراه ما باشید:

• صرفه جویی در هزینه ها؛ سازمان ها و شرکت ها برای آنکه بتوانند هزینه های خود را تا حدودی کاهش دهند، از امضای الکترونیکی استفاده می کنند. دقت داشته باشید که اگر از این امضا استفاده کنید، دیگر هزینه های مربوط به پرینت، پست، انبار و آرشیو و … را نخواهید داشت و مسلما تمام این موارد تا حد قابل توجهی از هزینه های شما کم می کنند.
• افزایش سرعت کارها؛ شما می توانید از هرجایی که هستید هر مدرکی که می خواهید را امضا کنید، بنابراین دیگر نیازی به صبر برای رفتن و امضای سنتی زدن نیست که نتیجه ی چنین ویژگی مسلما افزایش سرعت انجام کارها خواهد بود.
• افزایش راندمان کاری؛ زمانی که شما برای اسناد و مدارک خود از امضاهای الکترونیکی استفاده می کنید، گردش کاری شما افزایش قابل توجهی پیدا خواهد کرد. همچنین باید گفت که اغلب این امضاها یک ابزار داشبورد دارند که به شما سندهای در انتظار برای امضا را یادآوری می کنند که این ویژگی نیز به افزایش راندمان کاری منجر می شود.
• امنیت بالا؛ یکی از مهم ترین مزایایی که می توان برای این مدل امضا درنظر گرفت، امنیت بالا است. از آنجایی که این امضا با الگوریتم و الگوهای مخصوص طراحی می شود امکان جعل و تقلب ندارد و از همین رو بهترین انتخاب برای مسائل تجارت الکترونیکی و مدیریت اسناد به شمار می آید.

چگونه می توان امضای الکترونیکی داشت؟

حال شاید برایتان سوال پیش آید که چگونه می توانید یک امضای الکترونیکی مخصوص به خود داشته باشید و از آن استفاده کنید؟ در پاسخ به این سوال باید گفت شما باید از یک ابزار ساخت امضا استفاده کنید و امضای مخصوص به خود را بسازید. در ادامه می توانید از امضایی که با کمک ابزار ساخته اید، در اسناد و مدارکی که می خواهید استفاده کنید. اما آیا برای ثبت این امضا به مدرک خاصی نیاز است؟ بله.

مدارک لازم برای ثبت امضای الکترونیکی

• یک سیم کارت که به نام خودتان است
• کد پستی محل سکونتتان
• تلفن ثابت منزل
• آدرس ایمیل
• اسکن کارت ملی

کلام آخر

اگر به دنبال افزایش راندمان کاری خود هستید و امنیت اسناد و مدارک برایتان اهمیت دارد، پیشنهاد ما به شما استفاده از امضای الکترونیکی است. در این مقاله در رابطه با این امضا، شرایط دریافت آن و مزایایی که برای شما به همراه دارد صحبت کردیم و اکنون می توانید در صورت نیاز این امضا را طراحی و از آن استفاده کنید.